Objectifs
>S’ouvrir à d’autres réalités et s’inspirer
des bonnes pratiques mises en œuvre
dans d’autres organisations
> Associer les partenaires extérieurs d’une organisation à la construction d’un projet collectif pour une nouvelle organisation
Modalités
Un besoin d’ouverture et d’inspiration
Lors des périodes d’incertitudes et de contraintes financières fortes, les organisations manquent souvent de repères objectifs et d’ouverture pour identifier les bonnes pratiques qui pourront ensuite inspirer leurs dirigeants pour conduire les transformations indispensables
Regarder autrement
L’objectif d’une démarche d’ouverture n’est pas de plaquer des solutions toutes faites mais de trouver dans d’autres organisations de tailles et d’enjeux comparables des sources d’inspiration fertiles.
Les règles d’or
- Cibler quelques organisations sans nécessairement
rechercher l’exhaustivité - Définir des critères clairs et objectifs permettant
de se donner des points de comparaison utiles - Favoriser les échanges de pratiques entre pairs
- Visiter pour s’enrichir
- Partager les résultats de cette démarche d’ouverture et susciter les échanges avec les personnes directement concernées
Exemples de projets
Préparer la construction de
la nouvelle organisation mutualisée en s’appuyant sur des bonnes pratiques extérieures
La nouvelle Direction Générale commune de cette ville et de cette métropole a souhaité fusionner l’ensemble des services des deux structures pour répondre aux objectifs fixés par les nouveaux Élus.
Dynaction a accompagné le Directeur Général dans l’élaboration de la nouvelle organisation mutualisée (3 200 agents) en associant l’ensemble des dirigeants et des cadres des deux collectivités.
Pour préparer ce travail, une analyse comparative des bonnes pratiques d’autres organisations a été pilotée par Dynaction. Des actions de communication ont été initiées à destination des agents et des citoyens pour les informer du nouveau paysage institutionnel local qui allait voir le jour.
Préparer la fusion de
deux agences de développement économique
La Direction Générale de cette métropole a souhaité anticiper la fusion de deux agences de développement économique, l’une à vocation nationale et l’autre à vocation internationale. Dans le but de construire une nouvelle stratégie et un nouveau positionnement, elle a souhaité pouvoir s’appuyer sur des bonnes pratiques d’autres agences similaires.ation actuelle et proposer des pistes de solutions acceptables par tous.
Pour y parvenir, Dynaction a réalisé une étude après d’autres métropoles afin de formuler des recommandations. Cette étude a été complétée de rencontres avec les cadres et les agents concernés avant de formaliser un plan de conduite du changement. Celui-ci a ensuite été partagé avec l’ensemble des parties prenantes.
Préparer l’élaboration d’un projet collectif pour un établissement public de renom en associant ses principaux partenaires
En phase de préparation d’un nouveau contrat objectifs performance, la Direction Générale de cet établissement public souhaite créer une nouvelle dynamique collective en interne. Pour cela, elle souhaite parvenir à élaborer un projet ambitieux en s’appuyant sur ses équipes et ses partenaires extérieurs.
Dynaction a été chargé de rencontrer ces partenaires afin de dresser un constat de leurs attentes. Celles-ci ont ensuite été partagées par les cadres de l’établissement afin d’en tirer des axes de travail pertinents. Plusieurs ateliers thématiques ont ensuite été animés en interne et une vingtaine de priorités d’actions sont venues alimenter un projet collectif qui a ensuite été validé et mis en œuvre.
Objectifs
> Imaginer l’Administration de demain
en définissant les enjeux stratégiques
et les objectifs associés dans le cadre
d’un projet d’Établissement
> Imaginer une nouvelle organisation agile
et innovante en impliquant tous les acteurs
> Imaginer des scénarios de fusions de structures et proposer de nouveaux processus de travail
Modalités
Un besoin d’ouverture et d’inspiration
Traduire opérationnellement les changements d’organisation.
Les changements opérationnels d’organisation se traduiront par des actions concrètes et pratiques à appliquer, visibles par tous
et qui apportent de la valeur.
Concevoir en mode agile
Nous incluons des compétences de design/conception directement dans notre démarche de travail pour passer rapidement de l’idée à la forme, et de la forme au prototype en vue de son expérimentation. La vitesse d’exécution est importante pour maintenir la dynamique et l’énergie du projet.
Quelques règles d’or
- Clarifier les intentions poursuivies au départ et partir
d’un constat partagé de la situation actuelle - Mettre en place des ateliers et/ou groupes d’agilité
pour imaginer l’avenir d’une organisation et les solutions (processus, outils, espaces, etc.) - Partager les propositions collectives et définir les priorités d’actions
- Tester les actions prioritaires en s’appuyant sur le volontariat des personnes, savoir les récompenser et tirer les enseignements avant de mettre en place les changements
- Communiquer largement sur les résultats obtenus en
valorisant les contributions individuelles et collectives
Exemples de projets
Diagnostiquer l’adéquation
d’une organisation
aux enjeux stratégiques
La nouvelle Direction Générale de cette ville a souhaité adapter l’organisation des services pour la rendre plus en phase avec les priorités des Élus et les attentes des cadres et des agents concernés. Pour y parvenir, elle a souhaité s’appuyer sur un cabinet conseil ayant l’expérience d’intervenir auprès de collectivités territoriales.
Dynaction a accompagné la Directrice Générale dans l’élaboration de la nouvelle organisation en associant l’ensemble des dirigeants et des cadres des deux collectivités. Plusieurs séminaires ont été mis en place et animés pour y parvenir à une administration unifiée. Des actions de communication ont été initiées à destination des élus et des agents.
Porter un regard critique sur une organisation et proposer plusieurs scénarios possibles d’évolution
Ce grand Département a souhaité mener une fusion entre deux Directions, mais celle-ci n’avait pas pu être mise en place par le passé, la plupart des agents y étant hostiles.
Dynaction a pris le temps d’écouter l’ensemble des acteurs concernés (Direction Générale, cadres, agents et partenaires) pour comprendre les raisons de ce blocage et aboutir à des résultats concrets et acceptables par tous. Suite au partage du constat objectif de Dynaction, des groupes de travail associant les différents métiers ont été mis en place pour formuler des propositions. Un projet a pu être construit ensemble et validé par la Direction et les partenaires sociaux dans les délais fixés.
Faire le bilan d’une organisation
et anticiper les évolutions possibles des métiers de l’accueil du public
Dans un contexte complexe de mutualisation des services, de changements institutionnels (passage en CU) et de contraintes financières fortes, ces trois collectivités souhaitaient améliorer la qualité de service offerte aux différents publics du territoire tout en veillant à anticiper et maîtriser les forts impacts pour les agents concernés.
La démarche consistant à imaginer de nouvelles façons d’opérer en mixant des équipes aux cultures et métiers différents a permis d’aboutir à une feuille de route partagée et à de nouveaux processus de traitement des demandes harmonisés et outillés.
Objectifs
> Expérimenter une nouvelle organisation du travail
> Expérimenter de nouveaux processus
> Expérimenter de nouveaux modes
de travail collaboratif
Modalités
Explorer d’autres domaines
Notre connaissance de l’environnement, des enjeux
et des contraintes des organisations publiques nous
permet de vous aider à expérimenter de nouveaux
modes de fonctionnement et de relations aux autres.
Démultiplier les sources
L’implication des collaborateurs dans l’exercice est essentielle pour démultiplier les idées à travers des moments de travail collectif. En fonction des besoins de nos clients, nous pouvons également associer à nos équipes plusieurs partenaires spécialisés dans les outils de médiations (design fiction, expédition
apprenante).
Quelques règles d’or
- Bien cadrer la demande au départ
- Se placer à l’écoute des parties prenantes
- Mettre en place des ateliers d’agilité autour de thèmes d’intérêt commun, en faisant appel au volontariat
- Partir de situations concrètes pour formuler ensemble
des solutions pérennes et acceptables par tous - Jouer le rôle de facilitateur et de modérateur tout au long de l’accompagnement mis en place
- Se donner les moyens de mesurer les résultats obtenus
- Inscrire cette démarche dans la durée
Exemples de projets
Expérimenter une nouvelle organisation du travail pour améliorer le service
aux clients internes
Les Élus de la ville et de l’agglomération ont souhaité mutualiser leurs fonctions supports. En accord avec les partenaires sociaux, ils ont décidé d’expérimenter cette nouvelle forme de travail collaboratif pour la fonction Ressources Humaines.
Dynaction a rencontré l’ensemble des cadres et des agents concernés d’abord en entretiens individuels puis en groupes de travail. Son rôle de facilitateur a permis de parvenir à des propositions concrètes sur la base d’un constat partagé. Un calendrier a été fixé et des points d’étape ont été organisés. Au final, après quelques ajustements, la nouvelle organisation a fait la preuve de son efficacité, tant en interne que vis-à-vis des autres services des collectivités.
Expérimenter la mise en place d’une chaîne comptable dématérialisée
Cette collectivité répartie sur plusieurs sites avec des contraintes métier fortes (traitement des eaux usées de la région parisienne) a engagé un projet ambitieux de dématérialisation de sa chaîne comptable.
Après plusieurs ateliers visant à harmoniser procédures et gestes métier, des expérimentations ont été menées et un benchmark a été réalisé avec d’autres collectivités afin de tester, affiner et corriger les nouveaux. L’expérimentation a permis une meilleure appropriation des processus et des outils, d’optimiser le dispositif d’ensemble et d’installer une bonne dynamique de changement.
Expérimenter de nouvelles relations
de travail entre les Élus et les services
Après avoir lancé de nombreux projets d’envergure au bénéfice des citoyens, les dirigeants de cette ville du sud-ouest de la France ont souhaité renforcer la coopération entre les Élus et les services administratifs.
Dynaction a été chargé de proposer et de mettre en œuvre des actions innovantes pour renforcer l’efficience managériale. Des entretiens ont été menés avec les binômes Élus/directeurs de service afin de mieux comprendre leur fonctionnement et de formuler des recommandations. Plusieurs séminaires collaboratifs ont été mis en place autour de thèmes identifiés et partagés. La prochaine étape devrait permettre d’associer d’autres parties prenantes à ce dispositif d’accompagnement sur mesure.